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役員放浪記【引き継ぎ資料】

PTAやら子供会などの役員をやってみて。
1番困ったのは、こちらの知識がゼロなのに引き継ぎ資料、とまではいかなくても過去の資料が整理されていないことでした。

何も知らなくても、アイディアを出して動ける人もいるでしょう。
でも私は、まずは「過去にどんなことをどんなふうに運営していたのか」を知ることから始まります。
同じことをやって波風たてたくない、とかいう心根からではありません。同じことをやろうとしても面子が違えば新しいこととなんら変わりありませんから。

過去のことを知った上で、自分なりのできる仕事をやっていきたいと思うのですね。

子供会の役員を初めてやったときに、過去のいきさつがわかる資料がほしいと切実に思いました。いいことも、裏事情も記してあるものが。
なかったので、自分で作りました。
その後の役員さんで、見たいと思う人がいれば見てもらえばいいし、必要なければ棚で眠っていればいいと思い。

幼稚園の父母会会長を受けたときは。
前年度の会長さんが、私があればいいのにと思っていた、正にそのとおりの資料を引き継ぎ資料として渡して下さいました。
議事録とは別の、会長備忘録とでも呼べばいいのでしょうか、そんなノートです。
私も真似して、記録を残しました。会長として考えたこと・行動したことをほとんどすべて記録してみました。
幼稚園というとバザーが最大の行事だったので、いいことも失敗点も、デジカメでとった写真ものせて資料を作りました。前年度の真似でしたが。

小学校の卒対をやったときも。
資料とよべるようなものがほとんどなく、生き字引のような本部副会長に質問しまくりだったので、力が入りました。会計資料も、どんな少額の入出金もなんのためのお金かが分かるように。レシートや領収証も出納帳や通帳と照らし合わせて見やすいように。
謝恩会に関する準備、小物(マイクの飾り付けの花から会場のテーブル位置、配ったプログラム、テーブルセッティングまで)などをじゃんじゃん撮影し、画像付きの資料を作りました。次年度以降の人が、過去の関係者を探し当てて質問する必要のないように、と。

重ねて言いますが、必要のないひとは見なくていいのです。
必要な人が、手に取ってくれれば。
……残念ながら、「同じことをやれと言われている気がする」と顔をしかめた人もいましたが、誤解ですし。
こんな分厚い資料作っちゃって、燃えてたのね~、  
なんて、どこかで誤解されていなければいいのですが。
でも資料って必要ですよねぇ。

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コメント

 十人十色。

 経験者の体験談はもちろん貴重ですが、全く同じ状況におかれても、人によって感じ方は様々。

 だからこそ、個人の論評や評価の入らない客観的な資料は必要ですね。


 「見たいと思う人がいれば見てもらえばいいし、必要なければ棚で眠っていればいい」――まだ見ぬ人の気持ちに自然に寄り添えるそのスタンスが、藤娘さんの魅力なのかもしれませんね。


投稿: Jay | 2006年2月 1日 (水) 16時47分

Jayさん
資料の押し売りしてもなんの得もありませんからねぇ。
皆さん、そうなのではないでしょうか(^^)

投稿: 藤娘 | 2006年2月 1日 (水) 22時45分

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